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送信の禁止と警告

Biz+ for Outlook では、メール送信の際に発生しやすい、誤送信によるミスなどを最小限に抑えられるよう、送信時の検査機能を有しています。
「ホーム」メニューの「Biz+ for Outlook」タブにある「禁止警告の設定」メニューの設定方法と実行結果を示します。

 

グループドメイン

グループドメインは、組織内で利用するメールアドレスのドメイン部（メールアドレスの＠以下）です。
Biz+ for Outlook はメールの受信者に設定されている宛先を解析し、組織内か組織外かを判断するようになっています。
自社で使用するドメインを登録しておくことで、解析時の判定に利用されます。

追加ボタンで、グループドメインを追加します。
編集ボタンで、選択中のドメインを編集できます。

削除ボタンで、選択ドメインを削除します。

送信禁止用語

メールの件名、本文、または添付ファイル名に特定の用語が含まれている場合にメールの送信を禁止します。
左のコンボボックスで
・なし
・グループ外へのメール
・すべてのメール
を設定し、右側の語句一覧に送信禁止語句を登録します。
「なし」が選ばれている場合、送信禁止検査は行われません。
「グループ外へのメール」はメールの受信者に１名でもグループドメインに該当しないメールアドレスがある場合に送信禁止検査が行われます。
「すべてのメール」では必ず送信禁止検査が実施されます。

追加ボタンで、禁止用語を追加します。
編集ボタンで、選択中の禁止用語を編集できます。

削除ボタンで、選択中の禁止用語を削除します。

送信禁止用語が含まれているメールを送信しようとすると、確認メッセージが表示され、メールの送信は中止されます。

警告設定

メールの内容をさまざまな条件での検証を行ったうえで「警告」または「送信禁止」を行う機能です。
機能を有効にするには、左側のチェックボックスをONにしたうえで、許容値を設定しその値を超える場合の挙動を「警告」または「送信禁止」から選択します。

すべての宛先数

送信メールの受信者の総数が設定値を超える場合に「警告」または「送信禁止」します

グループ外アドレス数

送信メールの受信者のうち、グループ外のメールアドレスが設定値を超える場合に「警告」または「送信禁止」します。

グループ外ドメイン数

送信メールの受信者のうち、グループ外のメールドメインが設定値を超える場合に「警告」または「送信禁止」します。

添付ファイル数

送信メールの添付ファイル数が設定値を超える場合に「警告」または「送信禁止」します。

メールサイズ

送信メールのメールサイズが設定値を超える場合に「警告」または「送信禁止」します。

注意事項

警告の方法は設定内容によって表示方法が異なります。

１．「その他の設定」メニューで「警告画面を表示する」が設定されている場合、「警告情報」画面で警告します。

「キャンセル」ボタンで送信を中止して編集状態に戻ります。
「OK」ボタンで送信処理を継続します。

２．「警告画面」を表示しない場合、警告情報はメッセージ表示でその都度表示されます。

「キャンセル」ボタンで送信を中止して編集状態に戻ります。
「OK」ボタンで送信処理を継続します。

なお、「その他の設定」メニューで「送信確認画面を表示」する場合、送信確認画面の該当部分が警告色で表示されます。

警告設定での設定値は、許容範囲の最大値を指定します。ソフトウェアでは設定値を超えた場合に警告対象と判断します。（指定値を含みません）

Outlookのアドインでは実際に送信されるメールサイズを判断できませんので、メールサイズの検査では概算値を使用しています。

パーソナルライセンスでは警告機能を使用できません。